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GEDOMA

Gestión y validación de documentos de clientes y proveedores

FAMASE

Proyecto

Una empresa de facility management gestiona constantemente documentación fiscal, facturas y proyectos, tanto de sus clientes como de sus proveedores. Para FAMASE, creamos el gestor documental que centraliza toda esta información, con acceso independiente para cada cliente y proveedor.

Portal para clientes y proveedores

Cada cliente y proveedor, con su propio espacio Portal para clientes y proveedores

Cada cliente o proveedor accede a la plataforma para subir sus archivos a carpetas independientes entre ellas. Se pueden crear varios usuarios para cada uno, con los accesos y roles que hagan falta en cada carpeta.
  • Nadie ve documentos que no le corresponden
  • Distintas personas de una misma empresa pueden tener permisos diferentes
  • Un usuario puede compartir un archivo con cualquier otro usuario
Validación de documentos

Cada documento, revisado y validado Validación de documentos

El personal de FAMASE revisa todos los archivos cargados y los marca como validados o incorrectos, con herramientas pensadas para facilitar tanto el acceso a los nuevos documentos como su validación.
  • Detecta de un vistazo qué queda pendiente de revisar
  • Cliente y proveedor saben en todo momento si su documento es correcto
Chat por documento

Cada incidencia, resuelta en su sitio Chat por documento

Si un documento se invalida o surge alguna duda, un chat privado para cada archivo mantiene la conversación localizada, sin mezclarla con el resto de documentos.
  • La conversación sobre un documento nunca se pierde entre correos u otros chats
  • Siempre queda claro por qué se ha invalidado un documento
Recordatorios y automatizaciones

Menos trabajo repetitivo, más control Recordatorios y automatizaciones

El sistema envía recordatorios para que los usuarios no olviden subir documentos recurrentes, notificando tanto al personal de FAMASE como a los usuarios implicados. También se pueden configurar comportamientos específicos para cada carpeta, como la creación automática de carpetas mensuales, estructuras de datos propias, o el control de los importes de las facturas.
  • Los documentos recurrentes ya no dependen de que alguien se acuerde
  • Cada carpeta se puede adaptar exactamente al tipo de documento que contiene